Guía completa para empresas y asociaciones

Organizar un congreso internacional es una tarea que demanda planificación, coordinación y atención al detalle. Esta guía te ayudará a estructurar cada etapa para garantizar el éxito.

1. Define objetivos claros

Antes de iniciar, responde:

• ¿Cuál es el propósito del congreso?
• ¿Qué resultados esperas?
• ¿Quién es tu público objetivo?

Un objetivo claro, como "aumentar membresías en un 20%" o "fortalecer alianzas internacionales", será tu guía en cada decisión.

2. Selecciona el destino ideal

El lugar del evento es clave. Busca un destino con:

• Buenas conexiones de transporte internacional.
• Infraestructura adecuada (hoteles, centros de convenciones).
• Atractivos turísticos para enriquecer la experiencia.

3. Crea un cronograma detallado

Organiza el proceso en fases:

• 6-12 meses antes: Define lugar, presupuesto y proveedores.
• 3-6 meses antes: Promoción, registro de asistentes y logística.
• Último mes: Confirmaciones y pruebas técnicas.

4. Facilita el registro

Un micrositio personalizado simplifica el registro y la gestión de datos. Asegúrate de incluir:

• Información clave (fechas, programa, locación).
• Métodos de pago seguros.
• Confirmación automática por correo electrónico.

5. Diseña un programa atractivo

El contenido es la base del éxito. Incluye:

• Conferencistas destacados.
• Talleres interactivos y paneles.
• Actividades de networking.

6. Coordina la logística internacional

La logística es crítica. Asegúrate de:

• Gestionar boletaje aéreo y traslados locales.
• Coordinar con agentes aduanales.
• Proveer servicios como traducción simultánea si es necesario.

7. Ofrece experiencias memorables

Complementa el evento con actividades que marquen la diferencia:

• Team building en lugares icónicos.
• Eventos temáticos nocturnos.
• Actividades recreativas para acompañantes.

8. Evalúa y mejora

Después del congreso, aplica encuestas para medir satisfacción y recoger sugerencias. Usa esta información para optimizar futuros eventos.

En SARAO, somos tu aliado estratégico para llevar tu congreso al siguiente nivel, desde la selección del destino hasta la logística y tematización.