Cómo organizar un Congreso Internacional

SARAO Event Planning & Production • 13 de enero de 2025

Guía completa para empresas y asociaciones

Organizar un congreso internacional es una tarea que demanda planificación, coordinación y atención al detalle. Esta guía te ayudará a estructurar cada etapa para garantizar el éxito.


1. Define objetivos claros

Antes de iniciar, responde:

  • ¿Cuál es el propósito del congreso?
  • ¿Qué resultados esperas?
  • ¿Quién es tu público objetivo?

Un objetivo claro, como "aumentar membresías en un 20%" o "fortalecer alianzas internacionales", será tu guía en cada decisión.


2. Selecciona el destino ideal

El lugar del evento es clave. Busca un destino con:

  • Buenas conexiones de transporte internacional.
  • Infraestructura adecuada (hoteles, centros de convenciones).
  • Atractivos turísticos para enriquecer la experiencia.


3. Crea un cronograma detallado

Organiza el proceso en fases:

  • 6-12 meses antes: Define lugar, presupuesto y proveedores.
  • 3-6 meses antes: Promoción, registro de asistentes y logística.
  • Último mes: Confirmaciones y pruebas técnicas.


4. Facilita el registro

Un micrositio personalizado simplifica el registro y la gestión de datos. Asegúrate de incluir:

  • Información clave (fechas, programa, locación).
  • Métodos de pago seguros.
  • Confirmación automática por correo electrónico.


5. Diseña un programa atractivo

El contenido es la base del éxito. Incluye:

  • Conferencistas destacados.
  • Talleres interactivos y paneles.
  • Actividades de networking.


6. Coordina la logística internacional

La logística es crítica. Asegúrate de:

  • Gestionar boletaje aéreo y traslados locales.
  • Coordinar con agentes aduanales.
  • Proveer servicios como traducción simultánea si es necesario.


7. Ofrece experiencias memorables

Complementa el evento con actividades que marquen la diferencia:

  • Team building en lugares icónicos.
  • Eventos temáticos nocturnos.
  • Actividades recreativas para acompañantes.


8. Evalúa y mejora

Después del congreso, aplica encuestas para medir satisfacción y recoger sugerencias. Usa esta información para optimizar futuros eventos.


En SARAO, somos tu aliado estratégico para llevar tu congreso al siguiente nivel, desde la selección del destino hasta la logística y tematización.

In the world of corporate events, gastronomy has evolved from being a mere complementary element
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In a world where every investment matters, Return on Investment (ROI) has become a key factor when planning an event. But true success isn't just measured in numbers—it's measured in the impact you leave on your audience . At SARAO , we craft strategies that balance financial results with emotional resonance, ensuring that every dollar invested delivers both tangible—and unforgettable—outcomes. What Is ROI in Events? It’s the value you gain from the event in relation to what you invested. ROI can be measured through revenue, leads, brand positioning, customer loyalty, engagement, or media exposure. But there's one golden rule: a successful event is not only remembered—it’s shared, and it inspires action. Strategies to Maximize ROI Set clear goals from the start Defining your objective—whether it's sales, brand awareness, networking, or loyalty—allows you to design focused experiences that truly add value. Strategic event design Every element should have purpose: the scenography, attendee journey, key moments, content, and activations all work together to achieve your goals. Real-time data tracking and analysis Digital tools and event tech make it possible to monitor attendee behavior: how they interact, what they enjoy, and what they share. Content that lives beyond the event Professional footage, interviews, and social media content extend your event’s life and multiply its reach and visibility. Experiences that spark emotional connection The “wow factor” isn’t a luxury—it’s an investment in memorability, word-of-mouth, and future preference.
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At SARAO, we believe that an unforgettable event is not only seen—it’s felt. Sensory design is the key to crafting immersive experiences that connect with emotions, generate lasting memories, and elevate the perception of your brand. When all five senses are activated, something deeper awakens: a genuine connection.
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por SARAO Event Planning & Production 12 de mayo de 2025
En SARAO creemos que un evento inolvidable no solo se ve, se siente. El diseño sensorial es la clave para crear experiencias inmersivas que conectan con las emociones, generan recuerdos duraderos y elevan la percepción de tu marca. Cuando se activan los cinco sentidos, se despierta algo más profundo: una conexión auténtica.
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La industria de los eventos está viviendo una revolución. El presente ya no es solo físico ni digital, sino una fusión entre ambos mundos. La Inteligencia Artificial (IA) y el Metaverso están cambiando por completo la forma en que diseñamos, producimos y vivimos las experiencias. Y en SARAO, estamos listos para llevarte al siguiente nivel.
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